尊敬的[对方单位或个人名称]：

您好！

首先，感谢您长期以来对我们的支持与信任。在此，我们诚挚地向您致以最深切的感谢。

关于贵方提出的关于我方所欠款项的相关事宜，我们经过仔细核对账目后，现将具体情况说明如下：

一、欠款基本情况

截至本函发出之日，我方尚欠贵方总金额为[具体金额]元人民币。该笔款项属于[欠款性质，例如货款、服务费等]，产生于[具体日期或时间段]，具体明细如下：

- 项目/服务名称：[详细列出]

- 欠款金额：[具体金额]

- 产生原因：[简要描述]

二、还款计划

为了尽快解决此问题，我方已制定以下还款计划，具体安排如下：

1. 第一期还款：于[具体日期]前支付[具体金额]元；

2. 第二期还款：于[具体日期]前支付剩余全部款项[具体金额]元。

三、沟通与配合

我方非常重视此次欠款事项，并承诺将严格按照上述还款计划执行。如有任何特殊情况导致无法按期履行，请及时与贵方联系并协商解决方案。同时，希望贵方能给予一定的理解和支持，在此期间继续维持良好的合作关系。

四、联系方式

如需进一步确认或有任何疑问，请随时通过以下方式与我们取得联系：

- 联系人：[姓名]

- 联系电话：[电话号码]

- 邮箱地址：[电子邮箱]

最后，再次感谢贵方的理解与宽容。我们将以此为契机，进一步规范财务管理，避免类似问题再次发生。期待未来能够继续保持友好合作，共同创造更大的价值。

特此说明！

此致

敬礼！

[公司全称或个人姓名]

[日期]

以上内容仅供参考，可根据实际情况调整细节部分。希望这份说明能有效帮助到您！