为了规范公司内部各类会议的组织与管理，提高会议效率，降低会议成本，确保会议的顺利进行和决策的有效执行，特制定本管理制度。

一、适用范围

本制度适用于公司及下属各部门召开的所有正式会议，包括但不限于部门例会、专题讨论会、项目启动会、年度总结大会等。

二、会议申请

1. 会议发起人需提前填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员名单及预计持续时长。

2. 《会议申请表》需经部门负责人审核，并提交至综合管理部门备案。

3. 综合管理部门负责协调会议室资源，确保会议所需设备和设施的准备到位。

三、会议筹备

1. 会议材料准备：由会议发起人负责收集并整理相关资料，确保信息准确无误。

2. 设备检查：提前一天对会议室内的音响、投影仪等设备进行调试，确保正常使用。

3. 现场布置：根据会议性质安排合适的座位布局，提供必要的文具用品。

四、会议执行

1. 按时开始：所有参会人员应准时到达会场，避免因迟到影响整体进度。

2. 秩序维护：指定专人负责维持现场秩序，确保会议顺利进行。

3. 记录存档：指定人员做好会议记录，并将重要决议形成书面文件存档备查。

五、会后跟进

1. 及时反馈：会议结束后三天内，各参会单位需向综合管理部门提交会议成果报告。

2. 跟踪落实：对于会上确定的各项任务，责任部门需按期完成，并定期汇报进展情况。

3. 总结改进：定期回顾会议效果，分析存在的问题，不断优化流程。

六、附则

1. 本制度自发布之日起施行，最终解释权归综合管理部门所有。

2. 如遇特殊情况需临时调整会议计划，请及时通知综合管理部门，并重新履行审批手续。

通过以上措施，我们希望能够进一步提升公司会议管理水平，促进沟通交流，增强团队协作能力，为实现企业目标奠定坚实基础。