在现代企业管理中，人事档案管理是一项基础性、系统性的工作，直接关系到企业人力资源的规范运作与员工信息的安全保障。一份科学、合理的人事档案管理制度，不仅有助于提升企业内部管理效率，还能为员工权益提供制度保障。

本文所介绍的《人事档案管理制度范本》，是基于现行法律法规和企业管理实践，结合实际操作需求而制定的一套标准化管理流程。该制度旨在明确人事档案的收集、整理、保管、使用及销毁等各个环节的操作规范，确保档案资料的真实、完整与安全。

一、适用范围

本制度适用于公司所有在职员工、试用期员工及已离职员工的相关人事档案管理。涵盖个人基本信息、入职资料、劳动合同、绩效考核、奖惩记录、培训经历、职务变动等内容。

二、档案管理职责

1. 人力资源部门负责人事档案的统一管理，建立并维护电子与纸质档案系统。

2. 各部门负责人需配合提供相关材料，确保信息的准确性与及时性。

3. 档案管理人员应严格遵守保密原则，未经批准不得擅自查阅或外传档案内容。

三、档案内容与分类

1. 基础信息类：包括身份证件、学历证明、健康检查报告等。

2. 劳动关系类：如劳动合同、入职登记表、离职手续等。

3. 考核与评估类：年度考核表、晋升记录、奖惩情况等。

4. 培训与发展类：参加培训的记录、职业发展规划等。

四、档案的保管与安全

1. 所有档案应实行分级管理，重要档案应设立专门存储区域。

2. 电子档案应定期备份，防止数据丢失。

3. 纸质档案应按年份或部门分类归档，便于查找与调阅。

五、档案的调阅与使用

1. 员工本人可凭有效证件申请查阅本人档案。

2. 其他人员因工作需要调阅档案，须经相关部门负责人审批。

3. 档案调阅应做好登记，确保过程可追溯。

六、档案的销毁与移交

1. 对于超过保存期限或无继续保留价值的档案，应按规定程序进行销毁。

2. 档案销毁前需进行审核，确保不涉及敏感信息。

3. 员工离职后，其档案可根据企业规定进行妥善处理或移交至人才市场。

七、附则

本制度自发布之日起实施，由人力资源部门负责解释和修订。各相关部门应严格执行，确保人事档案管理工作有序开展。

通过建立和完善人事档案管理制度，企业能够更好地实现人力资源的规范化管理，同时也为员工提供更加透明、公正的管理环境。希望本制度能为企业在日常运营中提供有力支持。