【供应商档案管理制度】为规范公司对供应商的管理，提升供应链管理水平，确保采购工作的有序进行，保障企业经营安全和产品质量，特制定本《供应商档案管理制度》。该制度旨在通过系统化、标准化的方式，对供应商信息进行有效收集、整理、更新与维护，为后续的采购决策提供可靠依据。

一、适用范围

本制度适用于公司所有与外部供应商建立合作关系的部门及人员，包括但不限于采购部、质量管理部、生产部等相关部门。凡涉及供应商引入、评估、合作、退出等环节的管理活动，均应遵循本制度的相关规定。

二、管理职责

1. 采购部负责供应商基本信息的收集与录入，以及日常档案的维护工作。

2. 质量管理部负责对供应商的产品质量、检测报告等相关资料进行审核与归档。

3. 行政人事部协助完成供应商资质文件的验证与存档。

4. 各相关部门应配合做好供应商档案的更新与补充工作。

三、档案内容

供应商档案应包含以下基本

1. 供应商基础信息：名称、地址、联系方式、法人代表、营业执照等。

2. 资质证明材料：如ISO认证、行业资质证书、税务登记证等。

3. 合作历史记录：包括合同编号、合作时间、订单数量、付款情况等。

4. 产品质量记录：包括产品检验报告、不合格品处理记录、客户反馈等。

5. 评估与考核结果：如年度评分、绩效评价、合作满意度调查等。

6. 其他相关资料：如合作协议、技术协议、保密协议等。

四、档案管理流程

1. 供应商准入前，需提交完整资料并经相关部门审核通过后方可建档。

2. 档案信息应及时更新，确保数据的准确性和时效性。

3. 对于长期合作或重点供应商，应设立专项档案，便于跟踪管理。

4. 档案资料应分类存放，便于查阅与调用。

5. 涉及商业机密的资料应严格保密，未经批准不得外传。

五、档案使用与借阅

1. 档案仅限于内部相关人员查阅，非授权人员不得擅自调阅。

2. 借阅档案需填写《档案借阅申请表》，并经相关负责人审批。

3. 借阅人须在规定时间内归还档案，不得私自复制或转借。

六、档案更新与销毁

1. 供应商档案应定期进行复核与更新，确保信息的完整性与准确性。

2. 对于已终止合作的供应商，其档案应妥善保存，保存期限根据公司规定执行。

3. 档案销毁前需经相关部门审批，并做好记录备案。

七、附则

1. 本制度由采购部负责解释与修订。

2. 本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

通过本制度的实施，公司将逐步建立起科学、规范、高效的供应商管理体系，进一步提升企业的整体运营效率与市场竞争力。