【人事档案管理办法】为规范企业人事档案管理，提升人力资源管理水平，确保人事档案的完整性、安全性与有效性，特制定本《人事档案管理办法》。该办法旨在明确人事档案的归档、保管、查阅、调用及销毁等流程，保障员工个人信息安全，提高人事管理效率。
一、人事档案管理原则
1. 真实性原则：人事档案内容必须真实、准确，反映员工个人基本情况和工作经历。
2. 完整性原则：档案资料应齐全，涵盖员工入职、考核、晋升、奖惩、离职等全过程信息。
3. 保密性原则：档案信息涉及个人隐私，严禁擅自泄露或外传。
4. 安全性原则：档案应妥善保存，防止遗失、损坏或被非法利用。
5. 规范化原则：档案管理应遵循统一标准，便于查阅与管理。
二、人事档案管理职责分工
| 职责部门 | 主要职责 |
| 人力资源部 | 负责人事档案的收集、整理、归档、保管、调阅及销毁；建立电子档案系统；监督档案管理制度执行情况。 |
| 各部门负责人 | 配合人力资源部完成员工档案资料的收集与提交，确保信息准确完整。 |
| 档案管理员 | 具体负责档案的日常管理，包括分类、编号、登记、借阅审批等。 |
三、人事档案内容构成
| 档案类别 | 内容说明 |
| 基础信息类 | 员工身份证复印件、学历证书、劳动合同、入职登记表、个人简历等。 |
| 工作记录类 | 考核记录、绩效评估、岗位变动记录、奖惩记录等。 |
| 人事变动类 | 离职申请、辞职证明、调岗通知、退休手续等。 |
| 电子档案类 | 员工信息数据库、电子表格、扫描件等。 |
四、人事档案管理流程
| 流程环节 | 操作说明 |
| 档案建立 | 员工入职后，由人力资源部收集相关材料并建立个人档案。 |
| 档案归档 | 所有资料整理后按编号归档，存入专用档案柜或电子系统。 |
| 档案查阅 | 需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后方可查阅。 |
| 档案调用 | 调用档案需说明用途，并在规定时间内归还，不得私自复制。 |
| 档案销毁 | 员工离职满一定年限后，经审批可进行档案销毁，销毁过程需两人以上监督。 |
五、人事档案管理要求
1. 定期检查：每季度对档案进行一次全面检查，确保无缺失、无损坏。
2. 权限控制：仅限指定人员有权查阅或操作档案，其他人员不得随意接触。
3. 更新及时：员工信息发生变更时，应及时更新档案内容。
4. 培训教育：定期组织档案管理人员培训，提升档案管理专业水平。
六、附则
1. 本办法自发布之日起施行，由人力资源部负责解释和修订。
2. 各部门应严格遵守本办法，确保人事档案管理工作有序开展。
通过本《人事档案管理办法》的实施，能够有效提升企业人力资源管理的科学化、制度化和规范化水平，为企业的人才管理提供坚实保障。
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